项目采购管理

• 通常情况下，项目经理无权签署对组织有约束力的法律协议，这项工作仅由具备相关职权的人员执行（例如：采购管理员签采购合同）

  在小型组织或初创企业、没有设置采购部门的组织，项目经理可以拥有采购职权，可以直接谈判签署合同。

• 合同中未规定的任何事项不具有法律强制力

• 协议可以是：合同、服务水平协议SLA、谅解备忘录、协议备忘录MOA、订购单

• 通常把描述产品、服务或成果的文件（例如：采购工作说明书SOW），作为独立的附件或目录，以便合同正文使用标准化的法律合同用语

• 没有任何承包商有能力管理项目的所有重大风险，所以买方必须接受承包商无法掌控的风险。（例如：法规变化、采购方公司政策变化……）

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1.规划采购管理（规划）

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• 招标文件、SOW、供方选择标准、独立成本估算，都是采购文档

• 应在规划采购管理过程的早期，就确定与采购有关的角色和职责（例如：采购管理员）

• 预先审批的卖方清单（可以持续更新）

• 合同类型（合同类型中的费用理解为利润）

  1. 总价合同：范围明确

     固定总价合同FFP：买方风险小，卖方风险大。

     总价加激励费用FPIF：合同中会设置价格上限，超过上限的全部成本由卖方承担

     总价加经济价格调整FPEPA：适用于①卖方履约期长，跨越好几年；②将以不同货币支付价款。

  2. 成本补偿合同：范围不明确（买方风险大，卖方风险小）

     成本加固定费用CPFF：卖方旱涝保收，成本实报实销+固定费用

     成本加激励费用CPIF：根据事先商定的成本分摊比例，来分享或分担超支部分（分摊比例卖方占小头）

     成本加奖励费用CPAF：卖方主观判断决定

  3. 工料合同T&M：范围不明确、资源明确（可以控制单价，总价无法控制，例如：人员外包工时）

• 招标文件用于向潜在卖方征求建议书

  建议书的三种类型：

  1. 信息邀请书RFI：需要卖方提供关于货物和服务的更多信息
  2. 报价邀请书RFQ：需要卖方提供更多关于成本的信息
  3. 建议邀请书RFP：项目问题的解决办法难以确定，需要卖方提供更多关于解决方案的信息

• 采购工作说明书SOW会充分详细的描述拟采购的产品、服务或成果。

• 独立成本估算：买方自行准备独立估算，如果和卖方给出的报价存在明显差异，要么卖方误解了采购工作说明书SOW，要么SOW存在缺陷

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1.实施采购（执行）

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• 实施采购：买方招标--卖方投标--买方评标--卖方中标--签定协议/合同
• ** 采购文档包括：招标文件、采购工作说明书、独立成本估算、供方选择标准 **
• 对于复杂、高价值和高风险的采购，授予合同前，要把选定的卖方报给组织高级管理员审批
• 签订的协议/合同一般包含了终止条款和替代争议解决办法ADR（强调协商、调节或仲裁解决）

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2.控制采购（监控）

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• 合同关系的法律性质，要求项目管理团队必须了解在控制采购期间所采取的任何行动的法律后果（有合同就先审阅合同，避免违约）
• 确保按照合同规定，把付款和卖方的工作进展联系起来
• 在合同手尾前，若双方达成共识，可以根据协议中的变更控制条款，碎石堆协议进行修改，通常要书面记录对协议的修改
• 索赔管理三步走：协商、谈判→ADR找第三方调解仲裁→诉讼
• 采购关闭：买方通常通过其授权的采购管理员，向卖方发出合同已经完成的正式书面通知。